Introducción

En este tutorial es una guía práctica para quienes, usando un plan de cuentas español, desean realizar el cierre del ejercicio contable en OpenERP.

Desde hace poco (marzo de 2010) existe un asistente específico para las empresas españolas, que facilitará la creación de los asientos de regularización y cierre, junto con la apertura del nuevo ejercicio. A continuación se comentan los pasos previos al cierre del ejercicio, y posteriormente se detalla el uso del asistente de cierre de ejercicio para España.

Preparación

Antes de proceder con el asistente de cierre de ejercicio es necesario realizar ciertas operaciones:

1. Realizar una revisión general

Comprobaremos que no falte nada por contabilizar (quizá alguna factura que nos hemos olvidado de confirmar, y por tanto OpenERP no ha creado asiento); que los pagos realizados se correspondan con las facturas (quizá hemos conciliado el pago equivocado); que no se hayan hecho apuntes en cuentas incorrectas (podemos haber configurado mal la cuenta 'a pagar' o 'a cobrar' de un cliente o proveedor, o quizá nos hemos olvidado de crear una subcuenta para la empresa y hemos estado contabilizando en una cuenta genérica 4300000/4100000); que las cuentas de IVA soportado (472) y repercutido (477) tengan saldo 0 (para asegurarnos de no haber introducido ninguna factura tras el cierre del IVA del cuarto trimestre); etc.

Cabe destacar que el asistente de cierre de ejercicio de OpenERP para planes contables españoles, realizará algunas comprobaciones adicionales antes de proceder a crear los asientos de cierre: Se asegurará de que no existan asientos descuadrados, sin confirmar o con fechas incorrectas (*) en el ejercicio a cerrar.

* Recordemos que en otros países está permitido que el periodo fiscal y la fecha del asiento no se correspondan, por lo que OpenERP permite este extremo incorrecto en la fiscalidad española.

Nota: Para más información sobre los aspectos contables ver “Guía práctica para el cierre contable - Revisar las fichas del libro mayor una a una” de Gábilos: http://www.gabilos.com/comosehace/CierreContable/textoRevisarFichas.htm

2. Inventario de existencias

El último día del ejercicio realizaremos el inventario físico de existencias (ver el punto siguiente para más detalles sobre como realizar el recuento), y posteriormente reflejaremos las variaciones de existencias (con respecto al año anterior) en el asiento correspondiente.

Por ejemplo si, a principios del ejercicio, lo guardado en nuestro almacén estaba valorado en 10.000€, y a finales del ejercicio está valorado en 12.000€ crearemos (actualmente es necesario hacerlo a mano) un asiento de la forma:

10000 (610) Variación de existencias de mercaderías a (300) Existencias de mercaderías 10000
12000 (300) Existencias de mercaderías a (610) Variación de existencias de mercaderías 12000

Nota: La valorización de existencias de OpenERP está basada en el “precio coste” del producto, que podemos configurar desde la pestaña “Precios & Proveedores” del formulario de “Productos”. Desde esta pestaña podremos establecer además el método de coste a utilizar pudiendo elegir entre dos: “Precio medio” y “Precio estandar”.
Actualmente en España, el PGCE, establece que, para bienes intercambiables entre si, el método de valoración a adoptar con carácter general es el de método del precio medio o coste medio ponderado; por tanto deberemos asegurarnos de elegir, en OpenERP, el método de coste “Precio medio” para este tipo de productos. Para bienes no intercambiables entre si o producidos para un proyecto específico, el PGCE, especifica que el valor se asignará identificando el precio o costes especificamente imputables a cada bien; es para este tipo de productos para los que habremos de usar el método de OpenERP “Precio estandar”.

Nota: Es posible configurar OpenERP para que se realicen movimientos contables cada vez que se mueve producto entre dos ubicaciones (incluyendo salidas a clientes o entradas de proveedores), aunque no es lo habitual.

Nota: Para más información sobre los aspectos contables ver “Guía práctica para el cierre contable – Ajustes - Existencias” de Gábilos: http://www.gabilos.com/comosehace/CierreContable/textoAjustes.htm#existencias

Recuento

Hay que recordar que podemos ayudarnos de las herramientas del módulo stock de OpenERP para realizar las operaciones de recuento y seguimiento del stock.

Para realizar el inventario, a finales de año, podremos crear un nuevo Inventario Periódico ( Gestión de Inventario → Inventario Periódico → Nuevo inventario periódico ):

Rellenaremos la información del stock real de cada producto en la fecha de introducción del inventario (podemos usar el asistente Rellenar inventario o bien introducir los artículos que nos interesan a mano):

Y confirmaremos el inventario, con lo cual OpenERP automáticamente generará los movimientos de stock, correspondientes a las diferencias de inventario, contra la ubicación Pérdidas de Inventario:

Una vez realizados los ajustes de inventario, abriremos el informe “ Valores ubicaciones” ( Informe → Valores ubicaciones) y lo imprimiremos o exportaremos (actualmente el informe del módulo de stock muestra sólo la valorización actual, así que nos interesará conservarla).

Otra opción para el análisis, es utilizar el asistente de análisis de stock por ubicaciones para ver todos los movimientos realizados entre dos fechas (la variación de existencias) en esa ubicación. Para ello iremos a la ubicación en cuestión (podemos acceder desde Gestión de inventario → Configuración → Ubicaciones ) y ejecutaremos el asistente “ Productos por ubicación ”.

3. Amortización de los activos

Registraremos las pérdidas de valor que han experimentado los bienes de la empresa, bien por su uso, o bien por el simple paso del tiempo; y el gasto asociado a dicha pérdida.

Nota: Existe un módulo de gestión de activos en OpenERP ( account_asset) pero actualmente (25/03/2010) no está adaptado a la fiscalidad española.

Nota: Para más información sobre los aspectos contables ver “Guía práctica para el cierre contable – Ajustes - Amortizaciones” de Gábilos: http://www.gabilos.com/comosehace/CierreContable/textoAjustes.htm#amortizaciones

4. Reclasificar saldos de las cuentas en función del vencimiento

Deberemos mover de las cuentas de largo plazo a las cuentas de corto plazo aquellos importes que vayan a vencer en el ejercicio siguiente.

Por ejemplo, si un crédito bancario expira en el año entrante, deberemos mover su importe de la cuenta Deudas a largo plazo con entidades de crédito (170) a la Deudas a corto plazo con entidades de crédito (520).

Nota: Para más información sobre los aspectos contables ver “Guía práctica para el cierre contable – Ajustes - Amortizaciones” de Gábilos: http://www.gabilos.com/comosehace/CierreContable/textoAjustes.htm#amortizaciones

5. Ajustar otras cuentas que influyen sobre el resultado del ejercicio
   

Inmovilizado: Podremos activar (registrar como activo) el resultado de las inversiones en I+D o trabajos para la propia empresa realizados durante el ejercicio (de lo contrario serán considerados gastos).

Provisiones: Siguiendo el principio de prudencia, las posibles pérdidas deben contabilizarse lo antes posible. Así que, a final de año deberemos buscar pérdidas posibles (las pérdidas confirmadas van contra la cuenta de gastos) de valor o nuevos riesgos que no existían a principio de año y dotar las provisiones correspondientes.

Ajustes por periodificación: Registraremos aquellos gastos e ingresos que se han realizado por anticipado (por ejemplo cuando contratamos un servicio que no termina hasta entrado el ejercicio siguiente, pero que ya hemos pagado).

Ingresos y gastos a distribuir en varios ejercicios: Pasaremos a los resultados del ejercicio aquellos ingresos distribuidos en varios años (por ejemplo, si recibimos una subvención para un proyecto a tres años, en cada uno de los tres ejercicios sólo traspasaremos al resultado una parte del ingreso).

Nota: Para más información sobre los aspectos contables ver “Guía práctica para el cierre contable – Ajustes” de Gábilos: http://www.gabilos.com/comosehace/CierreContable/textoAjustes.htm

6. Calcular el impuesto de sociedades

En este punto deberemos calcular y registrar los gastos por impuesto de beneficios. Dado que es una operación compleja y dependiente de la comunidad autónoma donde la empresa esté inscrita, no detallaremos aquí el procedimiento, recomendando en su lugar visitar los enlaces listados a continuación.

“Guía práctica para el cierre contable – Calcular Impuesto Sociedades” de Gábilos: http://www.gabilos.com/comosehace/CierreContable/textoCalcularIS.htm

“Guía práctica para el cierre contable – Calcular Impuesto Sociedades” de Gábilos: http://www.gabilos.com/comosehace/CierreContable/textoEjemplos.htm

7. Renumerar los asientos contables

Es de exigencia legal que todos los asientos del Diario estén numerados de forma secuencial por orden de fecha.

OpenERP automáticamente asigna a los asientos números usando la secuencia configurada en su diario (permitiendo incluso usar una secuencia por cada diario, sin embargo en España lo habitual es tener un único Diario) según se van confirmando dichos asientos. Sin embargo, hay situaciones en las que el orden en que introducimos los asientos no se corresponde con la fecha real del asiento, y otras en las que borramos asientos (por ejemplo si cancelamos una factura para hacer una corrección, se borra su asiento, y al confirmarla de nuevo se crea un nuevo asiento con un número diferente).

Así que, finalmente, una vez hemos hecho las correcciones oportunas y creado los últimos asientos del ejercicio, procederemos a renumerar los asientos del diario usando el módulo account_renumber (disponible en los extra-addons ).

Para ello en Contabilidad y finanzas → Tratamientos de fin de año → Renumerar asientos contables disponemos de un pequeño asistente, que nos permitirá regenerar los números de los asientos contables, según su fecha de asiento y la configuración de la secuencia de su diario.

En el asistente, y para el caso del cierre del año, seleccionaremos todos los periodos del ejercicio a cerrar y todos los diarios disponibles, y pulsaremos el botón Renumerar.

Al cabo de algunos pocos segundos (si tenemos decenas de miles de asientos puede tardar más de un minuto) se nos mostrará una pantalla de confirmación desde la que se nos posibilitará (y es recomendable) revisar el resultado.

Cierre del ejercicio

Para el cierre del ejercicio de una empresa española, OpenERP nos ofrece (si instalamos el módulo l10n_ES_cierre_ejercicio de la localización española ) un asistente para crear de forma automatizada los asientos de regularización, cierre y apertura.

El asistente realiza diversas comprobaciones (para asegurar que no existan asientos descuadrados, asientos sin confirmar o asientos con fechas incorrectas), crea los citados asientos, y finalmente bloquea el ejercicio fiscal para impedir futuras modificaciones.

A continuación veremos los pasos para realizar el cierre de un ejercicio.

1. Nuevo cierre de ejercicio

Para iniciar un nuevo cierre de ejercicio, iremos a Contabilidad y finanzas → Procesamiento periódico → Tratamientos de fin de año → Cerrar ejercicio fiscal . Si por el contrario, deseamos continuar un proceso de cierre ya comenzado, o cancelar uno ya realizado, podremos usar el menú Contabilidad y finanzas → Procesamiento periódico → Tratamientos de fin de año → Cierres de ejercicios fiscales .

Al iniciar un nuevo cierre de ejercicio se nos mostrará una pantalla similar a la siguiente, donde podremos configurar el ejercicio a cerrar, el ejercicio a abrir y asignar un nombre o referencia para este proceso de cierre. En el caso general de que queramos cerrar el último ejercicio, sólo tendremos que hacer clic en el botón Continuar.

2. Selección de operaciones a realizar

A continuación el asistente nos mostrará un par de pestañas:

• General, desde donde podemos seleccionar las operaciones a realizar y comenzar el proceso.

• Configuración, desde donde podremos cambiar algunos parámetros de los asientos a crear.

Por defecto, en cuanto pulsemos el botón Ejecutar las operaciones se crearán los asientos de regularizaciones, cierre y apertura, realizándose previamente las comprobaciones marcadas. También es posible seleccionar desmarcar las operaciones que no queremos realizar todavía, permitiéndonos ejecutar el proceso paso a paso.

3. Configuración de las operaciones

En Configuración podemos establecer algunos parámetros de las operaciones a realizar. Normalmente, si tenemos OpenERP correctamente configurado, no será necesario cambiar nada, ya que todos los parámetros tomarán valores por defecto.

Podemos configurar el diario, periodo y descripción a utilizar para cada uno de los asientos que se crearán. Por defecto, si existen, se usarán el diario General y los periodos PG*, C* y A* correspondientes a los ejercicios a cerrar y abrir (por ejemplo PG09, C09 y A10).

Así mismo, podemos revisar y establecer el mapeo de cuentas a utilizar en las regularizaciones, y las cuentas a incluir en el cierre. Nuevamente el asistente ya viene preconfigurado según el PGCE.

Parámetros para la operación de regularización de PyG, observese como desde aquí es posible cambiar la cuenta de Pérdidas y Ganancias donde se totalizarán los ingresos y gastos.

4. Ejecución

Como comentábamos en el punto 2, una vez marcadas las operaciones que queremos que el asistente realice, pulsaremos el botón Ejecutar las operaciones .

Se nos mostrará un diálogo de confirmación, donde sencillamente pulsaremos en Ejecutar.

En cuanto confirmemos que deseamos ejecutar las operaciones, OpenERP se pondrá manos a la obra. Dado que las revisiones y creación de asientos es una operación larga, se mostrará una pantalla de progreso.

En caso de que el proceso se alargue más de 20 segundos (lo cual sucederá con probabilidad si optamos por ejecutar todos los procesos en un sólo paso), aparecerá un segundo tipo de pantalla de progreso, que nos permitirá realizar el proceso en segundo plano (así podremos seguir usando OpenERP) o continuar esperando.

Finalmente se nos mostrará una pantalla, bien con el resumen de errores encontrados (por ejemplo asientos por confirmar) o bien informando del éxito. Al cerrar esta pantalla podremos ver como ahora, en la parte derecha del formulario, aparecen enlaces a los asientos recién creados.

5. Validación

A continuación deberemos revisar los asientos que ha creado el asistente y validarlos. OpenERP no nos permitirá confirmar el cierre del año sin antes validar cada uno de los tres (plan PYMES) o cuatro (PGCE) asientos recién creados.

Para ello abriremos, directamente desde el formulario, cada uno de los asientos marcados con “*”

Revisaremos las líneas del asiento (si lo deseamos podemos hacer cambios a mano) y finalmente pulsaremos el botón Validar y a continuación Aceptar. Repetiremos esto para cada uno de los asientos.

Una vez todos los asientos estén validados, será hora de pulsar en el botón Confirmar para terminar con el proceso de cierre: El ejercicio fiscal se bloqueará impidiendo futuros cambios.

6. Cancelar el cierre del ejercicio

En caso de que detectemos cualquier problema durante el cierre del ejercicio, o posteriormente al mismo, el asistente nos permite de forma cómoda cancelar todas las operaciones realizadas.

Para cancelar un cierre de ejercicio, iremos a Contabilidad y finanzas → Procesamiento periódico → Tratamientos de fin de año → Cierres de ejercicios fiscales :

Seleccionaremos el cierre que queremos cancelar:

Pulsaremos en el botón Cancelar y en el diálogo, confirmaremos que deseamos cancelar el cierre y esperaremos mientras el asistente deshace todas las operaciones realizadas (se reabrirá el ejercicio y se borrarán los asientos).